Liikkuvan työn suunnittelussa vaikeinta on päättää, kuka tekee minkä työn, missä järjestyksessä ja millä autolla. Reitin piirtäminen kartalle on tästä pieni osa.
Siksi esittely, jossa kymmenen pysähdystä asettuu siististi jonoon, kertoo vähän teidän arjestanne. Oikeassa päivässä on kahden hengen töitä, töitä jotka voivat alkaa vasta toisen jälkeen, ja autoja, joihin ei mahdu kaikkea.
Tähän oppaaseen on koottu 12 kysymystä, jotka kannattaa esittää jokaiselle toimittajalle, kun etsitään työkalua huolto-, asennus-, siivous- tai kuljetustyön suunnitteluun. Lopussa on pisteytysmalli ja ohje pilottitestistä, jolla ehdokkaat voi vertailla omalla datalla.
Oppaan on kirjoittanut Dynamik Oy, joka kehittää Allocator-ohjelmistoa liikkuvan työn reittien, aikataulujen ja työvuorojen optimointiin. Kysymykset sopivat minkä tahansa toimittajan vertailuun. Allocatorin omat vastaukset ovat oppaan lopussa omassa osiossaan.
Mitä liikkuvan työn optimointityökalu tekee?
Liikkuvan työn optimointityökalu on ohjelmisto, joka muodostaa tekijöille työpäivät automaattisesti: se päättää, kuka tekee minkä työn, milloin ja missä järjestyksessä. Reittioptimointiohjelmisto ratkaisee tästä osan, nimittäin ajojärjestyksen.
Kun työ vaatii tiettyä osaamista, sovittua aikaikkunaa tai kahta tekijää samaan aikaan, ajojärjestys ei enää riitä ja suunnittelun pitää kattaa koko päivä. Eroa käsitellään tarkemmin kirjoituksessa Reittioptimointi vs. liikkuvan työn optimointi.
Taulukossa on kolmen tavan tyypilliset ominaisuudet. Yksittäiset tuotteet poikkeavat niistä, joten tarkista kunkin toimittajan kyvyt kysymys kerrallaan.
| Tarve | Käsin ja taulukolla | Pelkkä reittioptimointi | Liikkuvan työn optimointi |
|---|---|---|---|
| Lyhyt ajojärjestys | Työlästä ja rajallista | Kyllä | Kyllä |
| Aikaikkunat | Tarkistetaan käsin | Yleensä | Kyllä |
| Työvuorojen pituudet ja joustot | Tarkistetaan käsin | Vaihtelee | Kysy toimittajalta |
| Osaamiset ja työnjako tekijöille | Suunnittelijan päässä | Usein rajallisesti | Kyllä |
| Kohteen tuntemus, usean tekijän työt ja vaiheriippuvuudet | Mahdollista, mutta työlästä | Harvoin | Kysy toimittajalta |
| Kulut ja kaluston kapasiteetti | Arvioiden | Osittain | Kysy toimittajalta |
| Muutokset kesken päivän | Soittokierros ja uusi taulukko | Vaihtelee | Kyllä |
| Suunnittelijan kontrolli | Täysi, mutta kaikki tehdään käsin | Vaihtelee | Kysy toimittajalta |
Kysymykset 1–12 käyvät läpi juuri ne rivit, joissa ratkaisut eroavat toisistaan.
Millainen ohjelmisto teille sopii?
Liikkuvan työn ohjelmistot ratkaisevat eri ongelmia, ja ne menevät osin päällekkäin. Aloita siitä, mikä teillä on oikeasti hankalaa.
| Teidän tilanteenne | Ensisijainen ratkaisu |
|---|---|
| Työt on jo jaettu, ja ajoja halutaan lyhentää | Reittioptimointi |
| Työmääräimet, dokumentointi ja laskutus pitää saada hallintaan | Työnohjausjärjestelmä |
| Työt pitää jakaa automaattisesti osaamisen, ajan ja sijainnin mukaan | Liikkuvan työn optimointi |
| Vuorojen määrä ja ajoitus pitää sovittaa työmäärään | Työvuorosuunnittelun optimointi |
| Asiakkaiden varaamat ajat hajottavat päivät ympäri aluetta | Optimoitu ajanvaraus |
Moni yritys tarvitsee kahta tai useampaa näistä. Tavallinen yhdistelmä on työnohjausjärjestelmä, jossa työt syntyvät, ja sen rinnalla optimointityökalu, joka suunnittelee päivät.
Erillistä optimointityökalua ei välttämättä kannata hankkia, jos tekijöitä on vain muutama, käynnit toistuvat samoina viikosta toiseen tai suunnitteluun kuluu jo nyt vähän aikaa. Silloin hyöty jää pieneksi käyttöönoton vaivaan nähden.
Mitä tekoäly tekee optimointityökalussa?
Tekoäly voi tarkoittaa suunnitteluohjelmistossa hyvin eri asioita. Kysy toimittajalta, mitä menetelmiä tuote oikeasti käyttää ja mihin.
- Matemaattinen optimointi etsii annettujen tavoitteiden ja rajoitteiden perusteella mahdollisimman hyvän toteutuskelpoisen suunnitelman. Tämä on suunnittelun ydin, eikä se vaadi koneoppimista.
- Koneoppiminen voi esimerkiksi ennustaa töiden kestoja historiatiedoista.
- Kielimallit ja agentit voivat auttaa tietojen tuomisessa ja käsittelyssä, mutta ne eivät itse takaa toteutuskelpoista suunnitelmaa.
Selvitä myös, mitä tietoja ohjelmisto tarvitsee ja miten se varmistaa, että suunnitelma noudattaa sääntöjä ennen julkaisua. Suunnittelijan pitää nähdä, miksi ohjelma ehdottaa jotain (kysymys 10). Vuorolista, jonka kielimalli kirjoittaa tekstinä, ei vielä takaa, että lista noudattaa työaikalakia.
12 kysymystä toimittajalle
Kysymykset etenevät siinä järjestyksessä, jossa ostopäätös yleensä syntyy. Ensin selvitetään, mitä työkalu osaa suunnitella, sitten miten se toimii arjessa ja lopuksi miten se otetaan käyttöön.
1. Suunnitteleeko työkalu vain reitit vai koko työpäivän?
Osa työkaluista laskee vain reitit, osa suunnittelee koko työpäivän. Reittioptimointi saa valmiin listan töistä ja laskee niille lyhyimmän ajojärjestyksen. Liikkuvan työn optimointi päättää lisäksi, kuka työn tekee ja milloin. Ero näkyy heti, kun tekijöillä on eri osaamiset tai asiakkaalle on luvattu tietty kellonaika. Jos töitä pitää jakaa käsin ennen kuin ohjelma pääsee laskemaan, suunnittelu vie yhä suurimman osan ajasta.
2. Mitkä rajoitteet työkalu huomioi?
Rajoitteet ratkaisevat, onko suunnitelma toteutettavissa. Perusasioita ovat aikaikkunat, tekijöiden osaamiset ja työajat, työvuorojen pituudet ja joustot, ajoneuvojen kapasiteetti, työaikalaki ja sopimusehdot. Kysy, mitkä näistä työkalu käsittelee ehtona, jota se ei saa rikkoa, ja mitkä toiveena, jonka se voi ohittaa. Kysy myös, voitteko lisätä rajoitteita itse vai kulkeeko jokainen muutos toimittajan kautta. Kun sopimusehto tai toimintatapa muuttuu, muutoksen pitää olla käytössä samalla viikolla.
3. Tunteeko työkalu kohteet ja tekijöiden kokemuksen?
Kohteen tunteva tekijä tekee työn nopeammin: hän tietää, missä avaimet ovat, miten laitteisto toimii ja mitä asiakas odottaa. Siivouksessa, kiinteistöhuollossa ja asiakaskohtaisissa huolloissa tämä painaa usein enemmän kuin muutaman kilometrin ero. Kysy, voiko työkalu huomioida tekijän ja kohteen välisen historian ja voiko tutun tekijän suosimisen painoa säätää. Muuten ohjelma siirtää tekijöitä uusiin kohteisiin kilometrien säästämiseksi, ja asiakkaat huomaavat sen. Aiheesta lisää kirjoituksessa Reittioptimointi vs. liikkuvan työn optimointi.
4. Osaako työkalu työt, jotka vaativat useamman tekijän?
Osa töistä vaatii kaksi tai useampia tekijöitä yhtä aikaa: raskas nosto, kahden hengen asennus tai työ, jossa toinen tekee ja toinen valvoo. Tällainen työ sitoo kaksi kalenteria samaan aikaan ja samaan paikkaan, joten se on suunnittelijalle usein päivän hankalin palapelin pala. Kysy, voiko yhdelle työlle määrittää tekijöiden lukumäärän ja osaamisen tekijää kohden, esimerkiksi yksi sähköasentaja ja yksi apumies. Kysy myös, löytääkö työkalu ajan, jolloin kaikki tarvittavat ovat vapaina, ja miten se käsittelee tilanteen, jossa toinen tekijä sairastuu.
5. Osaako työkalu monivaiheiset työt, joissa vaiheet riippuvat toisistaan?
Monivaiheisessa työssä vaiheet tehdään tietyssä järjestyksessä, ja väliin voi jäädä odotusta, esimerkiksi purku ennen asennusta tai maalaus ja kuivumisaika. Vaiheet voivat kuulua eri tekijöille, päiville ja paikkoihin. Kysy, voiko työkalu mallintaa vaiheiden riippuvuudet, esimerkiksi seuraava vaihe aikaisintaan edellisen jälkeen tai viimeistään vuorokauden kuluttua, ja suunnitella ne yhtenä kokonaisuutena. Jos riippuvuudet hoidetaan käsin, työkalu optimoi kaiken muun paitsi vaikeimman osan.
6. Mitä työkalu minimoi ja voiko kulut määrittää itse?
Kysy ensin, mitä kustannuksia työkalu yrittää pienentää. Työkalu vertaa suunnitelmia laskentakaavalla, jota kutsutaan kustannusfunktioksi, ja valitsee niistä edullisimman löytämänsä. Kaavan sisältö ratkaisee, mitä työkalu pitää hyvänä suunnitelmana.
Kaavaan kuuluu yleensä ainakin ajokustannus (kilometrit ja ajoaika), tekijän työaika lisineen (ylityö, ilta ja viikonloppu) sekä ajoneuvon päiväkohtainen kiinteä kustannus. Jos kaavassa on vain kilometrit, työkalu lyhentää ajoa silloinkin, kun kokonaiskustannus nousee.
Kuvitteellinen esimerkki: päivän viimeisen työn voi antaa tekijälle A, jonka reitti kulkee valmiiksi läheltä, tai tekijälle B, jolla on vuorossa vapaata aikaa mutta 10 kilometriä pidempi ajo. A ehtisi työn vain jatkamalla puoli tuntia ylityönä.
| Kuluerä | A: lyhyempi ajo, ylityö | B: lisäkierto, ei ylityötä |
|---|---|---|
| Lisäkilometrit (0,45 €/km) | 0 € | 4,50 € (10 km) |
| Lisäajoaika (36 €/h) | 0 € | 7,20 € (12 min) |
| Ylityö (36 €/h + 50 %) | 27,00 € (30 min) | 0 € |
| Lisäkustannus yhteensä | 27,00 € | 11,70 € |
Oletukset: B:n vapaa työaika maksetaan joka tapauksessa, joten itse työ ei tuo hänelle lisäkuluja. Ajoaika on laskettu B:lle varmuuden vuoksi, vaikka sekin mahtuu vuoroon. Kilometrejä minimoiva työkalu antaisi työn A:lle, kustannuksia minimoiva B:lle.
Selvitä, voitko määrittää nämä kuluerät itse ja muuttaa niitä, kun polttoaineen hinta, palkat tai sopimukset muuttuvat. Kysy myös, voiko eri ajoneuvoille ja tekijöille antaa eri hinnat (pakettiauto ja kuorma-auto, oma työntekijä, vuokratyöntekijä ja alihankkija) ja näkyvätkö suunnitelman kustannukset eriteltyinä. Erittely on tärkeä, koska sen avulla kaksi suunnitelmaa voi verrata euroina ja huomata, jos jokin kuluerä painaa tulosta liikaa. Jos kulut ovat toimittajan kiinteitä oletuksia, tulokset perustuvat toimittajan keskimääräiseen asiakkaaseen.
7. Mistä päivä alkaa, kuinka pitkä se on ja kuinka paljon se joustaa?
Kaikki tekijät eivät lähde aamulla toimipisteeltä. Moni huolto- ja asennustekijä lähtee kotoa ja palaa sinne illalla yrityksen autolla. Kysy, voiko tekijälle määrittää oman lähtö- ja päätepisteen, voiko se vaihdella päivittäin ja miten työmatka-aika lasketaan työajaksi. Lähtöpiste muuttaa sitä, mikä työ kannattaa tehdä ensimmäisenä ja mikä viimeisenä.
Tarkista myös, voiko jokaiselle tekijälle määrittää oman vuoron pituuden, alkamisajan ja tauot ja noudattaako työkalu työaikalain lepoaikoja. Selvitä sitten joustot: voiko vuoro alkaa tai päättyä puoli tuntia aiemmin tai myöhemmin ja voiko tekijä jatkaa ylityönä. Joustolla tiukan päivän voi hoitaa ilman ylimääräistä tekijää, kunhan työkalu osaa hinnoitella joustot (kysymys 6).
8. Huomioiko työkalu kaluston kuljetuskapasiteetin?
Auton kuljetuskapasiteetti rajoittaa, mitä yksi auto ehtii päivän aikana tehdä. Logistiikassa tämä on selvää, mutta huollossa ja asennuksessa auto kuljettaa varaosia, laitteita, tikkaita ja materiaalia, ja tilan loppuminen kesken päivän pakottaa ylimääräiselle käynnille varastolla. Kysy, seuraako työkalu kuorman tilavuutta, painoa tai kappalemäärää ja huomioiko se kuorman kertymisen ja purkautumisen päivän aikana, esimerkiksi nouto ennen toimitusta. Kysy myös, erottaako se autot toisistaan, kun yksi on avolava ja toinen umpipakettiauto.
Käytännössä kapasiteettitieto on usein puutteellista. Toimituksen tilavuus tai paino puuttuu tilauksesta, tieto on arvio tai se tarkentuu vasta lastattaessa. Jos työkalu käsittelee puuttuvan arvon nollana, se sijoittaa autoon liikaa töitä ja auto täyttyy kesken päivän. Selvitä, voiko kapasiteetille määrittää varareservin eli jättää osan tilasta tarkoituksella käyttämättä, ja voiko varareservin asettaa autokohtaisesti.
9. Mitä tapahtuu, kun päivä muuttuu kesken kaiken?
Suunnitelma pitää siihen asti, kunnes joku sairastuu, työ peruuntuu, auto hajoaa tai asiakas soittaa kiireellisen työn. Kysy, kuinka nopeasti työkalu laskee uuden suunnitelman ja näkevätkö kentällä olevat muutoksen heti puhelimessaan. Selvitä myös, voiko uudelleensuunnittelun rajata ja punnita säästöä sitä vasten, kuinka paljon jo julkaistu päivä muuttuu. Jos kaikki saavat kokonaan uuden päivän pienen säästön takia, kentälle syntyy sekaannusta.
10. Kuka tekee lopullisen päätöksen?
Automaattinenkaan suunnitelma ei toimi, jos suunnittelija ei voi luottaa siihen eikä ohjata sitä. Kysy, voiko suunnittelija lukita työn tietylle tekijälle tai ajankohdalle, siirtää tai vaihtaa töitä käsin ja hyväksyä suunnitelman ennen julkaisua. Kysy myös, näkeekö hän, miksi työkalu ehdottaa jotain. Jos perusteita ei näe, suunnittelija rakentaa päivän itse ja automaatio jää käyttämättä.
11. Toimiiko työkalu nykyisten järjestelmien kanssa ja miten työt tulevat sisään?
Useimmilla yrityksillä on jo ERP-, kenttätyö- tai kunnossapitojärjestelmä, jossa työt syntyvät. Selvitä, korvaako työkalu sen vai toimiiko se rinnalla, ja onko integraatio kaksisuuntainen: työt tulevat sisään, ja suunnitelmat, kuittaukset ja tunnit palaavat takaisin ilman kaksinkertaista kirjaamista. Kysy, mihin järjestelmiin on valmis liittymä ja onko rajapinta dokumentoitu.
Integraatio ei saa olla aloituksen ehto. Kysy, voiko työt tuoda myös esimerkiksi Excel-tiedostona, jotta työkalua voi testata ennen kuin integraatio on rakennettu. Selvitä myös, mitä tapahtuu, kun oma järjestelmä vaihtuu: pitääkö suunnittelutyökalu vaihtaa samalla vai voiko se jatkaa uuden rinnalla.
Kenttäpuolella sovellus on tärkeä lisä, jotta tieto liikkuu tehokkaasti suunnittelijan ja tekijän välillä. Kysy, näkeekö tekijä päivän työt ja muutokset puhelimestaan ja voiko hän kuitata työn valmiiksi samassa sovelluksessa.
12. Paljonko käyttöönotto vie ja miten hinta muodostuu?
Pyydä toimittajalta realistinen käyttöönottoaikataulu kahdelle vaihtoehdolle: pieni pilotti ja koko organisaatio. Kysy, mitä käyttöönotto sisältää (tuki, koulutus, integraatiotyö) ja mitä ei. Hinnoittelumalli vaikuttaa kokonaiskustannukseen enemmän kuin yksittäinen luku. Hinta voi muodostua tekijöistä, ajoneuvoista, kalentereista, reiteistä tai suunnitelluista töistä, ja eri malleissa kustannus kasvaa eri tavalla, kun toiminta kasvaa tai vaihtelee kausittain. Pyydä toimittajaa laskemaan hinta omalla kalustolla ja tekijämäärällä ja vertaa tulosta arvioituun vuosisäästöön.
Pyydä hinta kirjallisesti ja eriteltynä: lisenssit, käyttöönotto, integraatiot, mahdolliset lisämoduulit ja jatkuva tuki. Kysy myös, mitkä tiedot ovat pakollisia aloittamiseen ja kuka korjaa puutteelliset osoitteet, työkestot ja osaamistiedot. Datan laatu on usein käyttöönoton suurin aikatauluriski.
Tietoturvasta kysy ainakin, missä data sijaitsee, miten henkilötietojen käsittely on sovittu GDPR:n mukaan, miten käyttöoikeudet, kertakirjautuminen ja lokitus hoidetaan ja miten palvelu palautuu häiriöstä. Pyydä lisäksi toimittajan mittaamia tuloksia vastaavilta asiakkailta omalta toimialaltanne.
Selvitä lopuksi sitoutumisen ehdot. Voiko työkalua testata oikeassa käytössä ennen pitkää sopimusta, ja kuinka pitkä irtisanomisaika on?
Työvuorot ja ajanvaraus kuuluvat samaan suunnitelmaan
Päivän suunnitelma ratkeaa usein jo ennen kuin reittejä lasketaan: siinä, montako vuoroa listalla on ja mihin aikaan asiakas on varannut käynnin. Jos vuorot ja varaukset hoidetaan erillään, paraskaan reittioptimointi ei korjaa niiden virheitä.
Työvuorosuunnittelun optimointi
Kun vuorolista tehdään ensin ja reitit vasta sen päälle, vuoroja on helposti enemmän kuin työ vaatii tai reitille ei löydy tekijää. Kysy, suunnitteleeko työkalu vuorot ja reitit samassa laskennassa ja kertooko se, montako vuoroa työ oikeasti vaatii vuorotyypeittäin verrattuna nykyiseen miehitykseen. Siitä erosta tehdään rekrytointi-, loma- ja ylityöpäätökset.
Ajanvaraus, joka tuntee suunnitelman
Jos asiakkaalle näytetään kaikki vapaat ajat, käynnit leviävät ympäri aluetta ja osa päivistä jää puolityhjiksi. Kysy, voiko asiakkaalle tarjota vain ne ajat, jotka sopivat jo varattuihin käynteihin, sijaintiin, osaamiseen ja kaluston kapasiteettiin.
Tarve riippuu toiminnan luonteesta. Työvuorojen optimoinnista on eniten hyötyä, kun vuoroja on paljon ja työmäärä vaihtelee. Ajanvarauksesta taas silloin, kun asiakkaat varaavat itse suuren osan käynneistä. Kysy myös, kuuluvatko nämä samaan tuotteeseen ja hintaan vai ovatko ne erillisiä moduuleja.
Pilottitesti: vertaile työkaluja omalla datalla
Toimittajan esittelyssä näytetty esimerkki on usein valittu työkalun vahvuuksien mukaan. Oma data näyttää, miten työkalu pärjää teidän töissänne. Valmistelun työmäärä riippuu paljon siitä, missä kunnossa tiedot ovat.
Vaihe 1: tarkista data ja rajoitteet
Valitse kolme todellista päivää viime kuukausilta: tavallinen päivä, kuormitettu päivä ja päivä, jolloin jokin meni pieleen. Kokoa jokaiselle samat tiedot: työt ja aikaikkunat, tekijät, osaamiset ja vuorojen pituudet, ajoneuvot ja kapasiteetit, lähtö- ja päätepisteet sekä kulut. Käy läpi puuttuvat osoitteet, epärealistiset työkestot ja vanhentuneet osaamistiedot ennen kuin annat aineiston toimittajille.
Vaihe 2: vertaile historiallisia päiviä
- Anna sama aineisto jokaiselle ehdokkaalle ja pyydä suunnitelma.
- Mittaa ajettu matka, ajoaika, hukkatyöaika, laskutettavat tunnit ja kustannus per tehtävä. Vertaa lukuja siihen, mitä päivinä oikeasti tehtiin.
- Lisää poikkeus: poista yksi tekijä tai peru yksi työ ja katso, kuinka laaja muutos suunnitelmaan tulee ja kuinka nopeasti.
- Mittaa, kauanko suunnittelijalta kuluu tulosten tarkistamiseen ja korjaamiseen.
Vaihe 3: kokeile oikeassa käytössä
Historialliset päivät eivät kerro, toimiiko suunnitelma kentällä. Anna suunnittelijan ja muutaman kenttätyöntekijän käyttää parasta ehdokasta oikeilla töillä muutaman viikon ajan. Kysy kokeneelta suunnittelijalta, toteuttaisiko hän suunnitelmat sellaisenaan, ja jos ei, miksi.
Hyväksymiskriteerit
Päätä nämä ennen testiä, ettei tuloksia tulkita jälkikäteen jonkun toimittajan eduksi:
- ei yhtään kriittistä rajoiterikkomusta (osaaminen, aikaikkuna, työaikalaki)
- suunnitteluun kuluva aika jää asettamanne rajan alle
- yksi poikkeus, kuten sairastuminen, muuttaa enintään sovitun määrän tekijöiden päiviä
- kokonaiskustannus per tehtävä laskee vähintään tavoitteenne verran
Pisteytä toimittajat
Mallin voi kopioida tarjouspyyntöön tai esittelyn muistiinpanoihin. Anna jokaiselle kriteerille pisteet 0–3 ja kerro pisteet painolla.
| Kriteeri | Kysymykset | Paino | Toimittaja A | Toimittaja B |
|---|---|---|---|---|
| Optimoinnin laajuus ja rajoitteet | 1–8 | 25 % | ||
| Suunnitelman laatu omalla datalla | Pilotti | 25 % | ||
| Muutokset ja suunnittelijan kontrolli | 9–10 | 15 % | ||
| Integraatiot, kenttäsovellus ja tietoturva | 11–12 | 20 % | ||
| Kokonaiskustannus ja käyttöönotto | 12 | 15 % |
Pisteet: 0 = ei tuettu, 1 = vaatii räätälöintiä, 2 = tuettu rajoitetusti, 3 = näytetty toimivaksi omalla datalla. Painot ovat ehdotus, joten muuta niitä omien tarpeidenne mukaan. Jos tarvitsette työvuorojen tai ajanvarauksen optimointia, lisää niille oma rivi.
Kysy jokaisen kriteerin kohdalla kolme asiaa: kuuluuko ominaisuus vakiotuotteeseen, sisältyykö se tarjottuun hintaan ja voiko sen näyttää demossa omalla datalla.
Miten Allocator vastaa kysymyksiin
Tässä osiossa Dynamik vastaa samoihin kysymyksiin omasta tuotteestaan. Allocator on tekoälypohjainen suunnitteluohjelmisto, joka rakentaa liikkuvan työn reitit, aikataulut ja työvuorot samalla optimointimoottorilla. Se lähtee liikkeelle datasta, jota yrityksellä jo on toiminnanohjauksessa, työajanseurannassa tai taulukossa. Jokainen suunnitelma tarkistetaan niitä sääntöjä vasten, joista se rakennettiin, ennen kuin sitä tarjotaan julkaistavaksi.
| Kysymys | Allocatorissa |
|---|---|
| 1. Koko päivä | Reitit, aikataulut ja työvuorot suunnitellaan samalla optimointimoottorilla. |
| 2. Rajoitteet | Aikaikkunat, osaaminen, työvuorojen pituudet ja sallitut työajan ylitykset, ajoneuvojen kapasiteetti, ajomatkat, työaikasäännöt ja sopimusehdot otetaan huomioon yhtä aikaa. Tekijöiden osaaminen sovitetaan kohteen vaatimuksiin. |
| 3. Kohteen tunnettavuus | Kohteen tuntemus huomioidaan suunnittelussa. |
| 4. Useamman tekijän työt | Useamman tekijän työt huomioidaan suunnittelussa. |
| 5. Monivaiheiset työt | Monivaiheiset työt huomioidaan suunnittelussa. |
| 6. Kulut | Ajoneuvojen ja tekijöiden kulut voi määrittää ja muokata itse. |
| 7. Päivän alku, pituus ja joustot | Jokaiselle tekijälle voi määrittää päivän keston ja sallitut työajan ylitykset. |
| 8. Kuljetuskapasiteetti | Ajoneuvon kapasiteetti huomioidaan tilavuutena, painona ja kappalemääränä, ja kapasiteetille voi määrittää varareservin, kun toimitusten tiedot ovat puutteellisia. |
| 9. Muutokset kesken päivän | Poissaolon merkitseminen vie yhden klikkauksen, vaikutusalue lasketaan uudelleen ja tekijät näkevät päivityksen puhelimestaan. Esimerkiksi sairausilmoitus tulee kello 7.00 ja uusi suunnitelma on julkaistu 7.05. |
| 10. Päätösvalta | Suunnittelija voi hyväksyä, raahata tai ohittaa minkä tahansa ehdotuksen ennen julkaisua. |
| 11. Järjestelmät | Toimii nykyisen järjestelmän rinnalla ja kulkee mukana, kun järjestelmä vaihtuu. Kaksisuuntainen integraatio, valmiit liittymät useisiin järjestelmiin sekä REST-rajapinta ja webhookit, katso ohjelmistokumppanit. Työt voi tuoda myös Excel-tiedostona tai luoda suoraan Allocatorissa. Kenttätyöntekijöillä on mobiilisovellus. |
| 12. Käyttöönotto, hinta ja kokeilu | Käyttöönotto 1–2 päivässä. Kokeilu ensimmäiset 3 kuukautta yhden kuukauden irtisanomisajalla. Konesalit EU:ssa. Hinnat alla ja hinnoittelusivulla. |
Lähde: dynamik.software ja UKK, tarkistettu 8.10.2026.
Työvuorot ja ajanvaraus
Allocatorin työvuorosuunnittelu ratkaisee reitit ja vuorot yhtenä ongelmana ja kertoo, montako vuoroa työ vaatii vuorotyypeittäin verrattuna nykyiseen miehitykseen. Se noudattaa työehtosopimuksen sääntöjä, osaamisvaatimuksia ja työntekijöiden käytettävyyttä. Pilottidatassa vuorotarve laski 7–16 %, ajettu matka 6–19 % ja palkkakustannus 5–15 %. Hyöty riippuu siitä, kuinka paljon löysyyttä nykyisessä suunnitelmassa on.
Allocatorin ajanvaraus tarjoaa asiakkaalle muutaman ajan, jotka osuvat matkoille, joita teknikko tekee jo muutenkin. Asiakas varaa ajan kuten ennenkin varaussivulla, puhelimessa tai toiminnanohjauksen kautta, ja jokainen uusi varaus sijoitetaan voimassa olevaan suunnitelmaan.
Hinnat
Allocatorin hinnat ovat näkyvillä hinnoittelusivulla.
| Paketti | Hinta | Sisältää |
|---|---|---|
| Vakiopaketti | 25 €/kk/kalenteri | Käyttöönotto 1–2 päivässä, mobiilisovellus kenttätyöntekijöille, 3 h käyttöönoton tukea |
| Logistiikan ajoneuvokalenteri | 150 €/kk/ajoneuvo | Käyttöönotto noin 1–2 viikossa, 6 h käyttöönoton tukea |
| Enterprise (yli 100 kalenteria tai omat vaatimukset) | Tarjouksen mukaan | Monitoimipiste- ja volyymihinta, oma käyttöönotto ja koulutus, ERP-integraatiot, SLA, optiona kertakirjautuminen (SSO) ja laiterekisteri |
Hinnat ovat ilman arvonlisäveroa. Integraatiot veloitetaan erikseen.
Esimerkki: yksi huoltopäivä kahdella tavalla suunniteltuna
Yhden asiakkaan huoltopäivässä sama työmäärä vaati manuaalisessa suunnittelussa 12 työvuoroa ja Allocatorilla 9. Hukkatyöaika väheni 26,7 tunnista 6,9 tuntiin ja ajettu matka 613 kilometristä 388 kilometriin.
| Mittari | Alkutilanne | Optimoitu | Erotus |
|---|---|---|---|
| Työvuoroja | 12 | 9 | −25,0 % |
| Hukkatyöaikaa | 26,7 h | 6,9 h | −74,2 % |
| Ajoaika | 13,8 h | 9,6 h | −30,4 % |
| Ajettu matka | 613,2 km | 388,2 km | −36,7 % |
| Ajokulut / tehtävä | 37,16 € | 23,53 € | −36,7 % |
Luvut ovat yhden asiakkaan yhdeltä päivältä, ja ne vaihtelevat toiminnan mukaan. Asiakkailla on mitattu keskimäärin 31 % vähemmän ajoa, 18 % enemmän laskutettavia tunteja ja puolet vähemmän suunnitteluun kuluvaa aikaa verrattuna heidän aiempaan manuaaliseen suunnitteluunsa. Lähde: dynamik.software, tarkistettu 8.10.2026.
EcoUpin asennusjohtaja Timo Kyllönen kuvaa vaikutusta näin: “Tekoälyn avulla vapautamme työjohdon aikaa.”
